Podatki w czasie kryzysu. W trudnych czasach dobra księgowa to ogromna pomoc dla przedsiębiorcy.
Oto cztery powody, dla których warto postawić na solidne biuro rachunkowe.
1. Dane księgowe firmy to świetne narzędzie do zarządzania firmą
Może się zdziwisz, ale praca biura rachunkowego to nie tylko spełnienie przykrego obowiązku rozliczenia się z fiskusem. Rzetelnie opracowane dane księgowe mogą pomóc Ci w trudnym zadaniu optymalizacji działania firmy.
Rachunkowość powstawała setki lat temu właśnie z potrzeby osób prowadzących interesy. To kupcy potrzebowali szczegółowych danych o swoich przedsięwzięciach. Już wtedy ówcześni przedsiębiorcy wiedzieli, że nie da się na dłuższą metę prowadzić firmy “na oko” – szczególnie jeżeli planują zwiększenie zysków i ekspansję na nowe rynki. Precyzyjne dane o opłacalności produkcji, obrotu towarami i świadczenia usług, o kosztach zmiennych i stałych są niezbędne do zarządzania dużymi i średnimi przedsiębiorstwami.
Jednak przedsiębiorcy prowadzący małe firmy też powinni posługiwać się dokładnymi danymi w procesie zarządzania, a nie zdawać na swoją intuicję, bo ta może nawet przy małej skali prowadzić do błędnych decyzji.
Z naszego wieloletniego doświadczenia biura rachunkowego obsługującego sektor MŚP wynika, że, właściciele małych przedsiębiorstw, którzy uważnie monitorują otrzymywane od nas raporty księgowe zazwyczaj radzą sobie najlepiej w rozwijaniu swoich firm.
W ramach naszej obsługi księgowej udostępniamy w Panelu Klienta zestawienia danych dostosowane do potrzeb konkretnej firmy. Klienci po otrzymaniu comiesięcznego raportu od swojej księgowej na bieżąco sprawdzają stan finansów firmy, widzą co im przynosi największe zyski, redukują koszty tam, gdzie pojawiły się zbędne wydatki.
2. Bezpieczeństwo i stabilność w czasie kryzysu – w takim momencie nie stać Cię na problemy z fiskusem
Wielu przedsiębiorców nie jest świadomych, że przekazanie dokumentów księgowej w żaden sposób nie zwalnia ich z odpowiedzialności przed fiskusem za poprawność rozliczeń ich firmy.
Oddając zewnętrznemu podmiotowi prowadzenie księgowości powierzasz mu bezpieczeństwo swoich finansów. Nie do przecenienia jest rola osoby, która nawiguje bezpiecznie wśród licznych pułapek polskiego prawa podatkowego i rzetelnie rozlicza Twoje podatki.
Jeżeli zdecydujesz się na księgową bez sprawdzenia jej wykształcenia, kompetencji i wiedzy, ubezpieczenia to może się okazać, że to Ty będziesz musiał tłumaczyć przed urzędnikami, czemu w dokumentach jest bałagan, a podatki nie zostały wyliczone poprawnie. Potem oczywiście możesz dochodzić odszkodowania od księgowej za źle wykonaną pracę. Ale kto raz przeszedł proces odzyskiwania zaległości w polskich sądzie od nieuczciwego kontrahenta ten stara się po prostu stawiać na sprawdzonych specjalistów…
Przy galopujących zmianach podatkowych zafundowanych nam przez rząd tylko najlepsi specjaliści potrafią bez perturbacji poprowadzić księgowość firm. To osoby, które zorganizowały pracę swojego zespołu księgowego tak, żeby każdy jego członek miał naprawdę dużo czasu na poznawanie nowych przepisów podatkowych i analizę ich wpływu na rozliczanie firm. Dodatkowo, istotną kwestią jest ubezpieczenie biura w razie ewentualnej pomyłki pracownika. Obowiązkowe ubezpieczenie to zdecydowanie za mało! W grę wchodzi zabezpieczenie klientów przed problemami z niejasnymi przepisami podatkowymi. Biura rachunkowe traktujące tę sprawę poważnie zazwyczaj wykupują wysokie polisy.
Z powyższych powodów, jako właścicielka biura rachunkowego bardzo ostrożnie podchodzę do klientów, którzy pytają mnie tylko o cenę za usługi, a nie są ciekawi mojej wiedzy i kompetencji, ubezpieczenia, jakości narzędzi IT. Czy na pewno są świadomi, jakie problemy oznacza nierzetelna księgowa? W trakcie pierwszej rozmowy staram się wtedy wyjaśnić klientom, że powierzają mi zadanie dużo poważniejsze i bardziej skomplikowane niż “wklepanie faktur do programu”.
3. Planowanie przyszłości – przedsiębiorca powinien być przygotowana na zmiany, a nie rozpaczliwie walczyć z tym co go zaskoczyło
Przy obecnych zmianach w prawie podatkowym masz czasami kilka albo kilkanaście dni, żeby podjąć decyzję wpływającą na wysokość Twoich podatków. Nie chcesz obudzić się chyba dzień po ostatecznym terminie?
Szereg ważnych czynników zewnętrznych wpływa na decyzje przedsiębiorców dotyczących przyszłego rozwoju firmy: ceny energii i paliwa, obostrzenia sanitarne, kursy walut, kondycja gospodarki krajowej i lokalnej, relacje handlowe z innymi krajami, formy wspierania przedsiębiorczości przez rząd i UE. I jeszcze jeden bardzo ważny: zmiany w przepisach podatkowych. Nie wszystkie nadchodzące wydarzenia da się przewidzieć, ale zmiany w podatkach to coś co nie powinno zaskoczyć Cię z dnia na dzień (chociaż vacatio legis raczej nie zachwyca swoją długością).
Przystosowywanie firmy do nowych przepisów podatkowych już po ich wejściu w życie to działanie o wiele za późno. Do tych zmian trzeba się zawczasu przygotować, żeby nie ponosić zbędnych obciążeń podatkowych i oddawać fiskusowi tych środków, które mogły zostać na rozwój firmy.
Dlatego też właśnie dobre księgowe już w fazie projektowania zmian śledzą uważnie pomysły rządu, a gdy tylko ustawa zostanie opublikowana w dzienniku ustaw zabierają się do przygotowania prostych i jasnych wytycznych dla swoich klientów wraz z zaleceniem spotkania z doradcą podatkowym. Tylko dzięki szybkim i rzetelnym informacjom o nadchodzących zmianach jesteś w stanie opracować plan działania w nowych warunkach. Zawczasu omówić z doradcą podatkowym strategię podatkową i cieszyć się w przyszłości dobrze przygotowaną firmą.
4. Tradycyjna księgowość to już przeszłość – bez profesjonalnych narzędzi IT i ich znajomości nikt nie da rady w branży księgowej
Już teraz nie da się prowadzić poprawnie i efektywnie księgowości bez zadowalającej znajomości narzędzi IT, a już w najbliższej przyszłości nadchodzą nowe zmiany. W ciągu ostatnich kilku lat księgowość bezpowrotnie odeszła od segregatorów, kalkulatorów i deklaracji składanych papierowo za pośrednictwem Poczty Polskiej.
Księgowe i przedsiębiorcy muszą rozumieć jak działa JPK_V7, deklaracje elektroniczne, e-Urząd Skarbowy, ePUAP, S24, comiesięczne wysyłanie elektronicznej wersji ksiąg do US, elektroniczne składanie sprawozdań, wystawianie wszystkich faktur w KSeF. Księgowa, która czuje się jak ryba w wodzie wśród coraz to nowych rozwiązań i wyzwań technologicznych stawianych przez ustawodawcę ma możliwość przeprowadzić przedsiębiorcę przez pierwsze starcia z nowymi wymaganiami. Często odbywa się to zupełnie bezboleśnie dla klienta, któremu wykwalifikowana księgowa potrafi w 5 minut wytłumaczyć co i jak powinien podpisać, kliknąć, edytować.
W naszym biurze już w tym momencie planujemy, jak przygotować naszych klientów na obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur i liczne związane z tym niespodzianki oraz fakt, że wystawiona faktura od razu będzie trafiała do baz danych MF. Kwestia wymaga nie tylko naszej znajomości nowej platformy stworzonej przez Ministerstwo, ale też umiejętności przewidzenia, co może stanowić problem dla klientów (np. korekty do korekt do korekt faktur…) i odpowiednie ich przeszkolenie zawczasu.
Z księgową, która przygotowuje się na takie zmiany klient nie musi samotnie stawiać czoła nowych wymaganiom technicznym postawionym przed nim przez ustawodawcę.
