KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR

Krajowy System E-faktur to system informatyczny przygotowany przez Mnisterstwo Finansów służący do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Warto zauważyć, że zgodnie z powyższym KSeF nie służy tylko do wystawiania dokumentów – będzie on platformą gdzie obowiązkowe będzie przesyłanie dokumentów między podmiotami. To tutaj faktura sprzedaży zostanie dostarczona naszemu klientowi i tutaj odbierzemy ją od dostawców.

Jeżli przedsiębiorca nie uzyska dostępu do swojego konta w KSeF to od lipca 2024 nie odbierze faktur kosztowych od kontrahentów i nie wystawi prawidłowo faktur sprzedażowych.

Warto zaznaczyć, że system KSeF obejmuje z dokumentów sprzedaży tylko faktury i to tylko te, które dotyczą transakcji pomiędzy kontrahentami biznesowymi. Nie obejmuje wielu dokumentów sprzedaży: raportów fiskalnych, ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, faktur dla konsumentów, biletów jednorazowych itd. Oznacza to, że będziemy musieli przetwarzać ogół dokumentów księgowych dwutorowo: w KSeF i poza nim.

• Wszyscy przedsiębiorcy prowadzący JDG będą mieli dostęp do swojego konta w KSeF bez wypełniania dodatkowych formalności. Wystarczy zalogować się za pomocą swojego profilu zaufanego na stronie
• Natomiast dostęp dla przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek będzie możliwy dopiero po wypełnieniu określonych formalności. Osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu będą musiały wyznaczyć na druku ZAW-FA osobę odpowiedzialną za zarządzanie KSeF. Dopiero ta osoba będzie mogła zalogować się na konto.

Wystawienie faktury będzie możliwe na koncie KSeF. Jest to jednak proces żmudny i długotrwały. Przy więcej niż kilku fakturach miesięcznie zdecydownie lepiej będzie skorzystać z oprogramowania fakturującego, które umożliwi łatwe przygotowanie faktury i przesłanie jej do KSeF.

Nie będzie możliwe wystawianie faktur ręcznie lub w programach, które nie są specjalnie przygotowane do fakturowania w polskim systemie prawnym (programy typu Word, Excel)

• Samo wystawienie faktury w programie to tylko przygotwanie dokumentu. Stanie się on fakturą w rozumieniu prawa dopiero po przesłaniu go do KSeF.
• Po wprowadzeniu faktury do KSeF system będzie jej przydzielał unikatowy numer identyfikujący.
• Zweryfikowana będzie prawidłowość faktury pod względem zgodności ze schemą przygotowaną przez MF. Będzie miała formę ustrukturyzowaną, z określonymi polami obligatoryjnymi w formacie pliku xml.
• Faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur i za odebraną w dniu nadania jej numeru KSeF.
• Nie będzie możliwości zmiany jakichkolwiek danych na fakturze po przesłaniu jej do KSeF ani anulowania jej.
• Wszystkie faktury będą przechowywane w KSeF aż 10 lat.

• Faktura, którą inna firma wystawi w KSeF na nasze dane będzie automatycznie uznana za dostarczoną nam, nawet jeżeli o niej nic nie wiemy
• KSeF nie ma żadnego systemu powiadamiającego o wpłynięciu nowego dokumentu na nasze konto
• Dlatego kluczowe jest, aby na bieżąco sprawdzać i weryfikować, czy wszystkie dokumenty, które wpłynęły na nasze konto KSeF dotyczą faktycznie naszej firmy i czy zostały poprawnie wystawione – szczególnie w dużych jednostkach z setkami i tysiącami zakupów miesięcznie może być to bardzo skomplikowane
• Warto sprawdzić, czy dostawcy naszego oprogramowania fakturującego nie przewidują wprowadzenia powiadomień o dokumentach kosztowcyh
• KSeF ma udostępnić specjalną opcję do oznaczania faktur, które uważamy za niezasadnie do nas przesłane (mogą dotyczyć prób wyłudzenia zapłaty)
• Ważne będzie również weryfikowanie, czy wydatek jest związny z naszą firmą, czy znalazły się wśród faktur kosztowych dokumenty dotyczące prywatnych kosztów

Mamy nadzieję, że te podstawowe informacje pomogą Ci zapoznać się z podstawowymi obowiązkami przedsiębiorcy w zakresie KSeF. Zapraszamy po więcej informacji do naszych pozostałych artykułów.