Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Jestem podatnikiem VAT czynnym. Ewidencjonuję zarówno rejestry VAT sprzedaży, jak i zakupu z kolejnych miesięcy w programie komputerowym i na ich podstawie sporządzam miesięczne deklaracje VAT wysyłane elektronicznie do US. Czy jestem obowiązany sporządzać również wydruki w formie papierowej? Czy wystarczy, że informacje te będę przechowywał na specjalnie przeznaczonym do tego celu dysku zewnętrznym? Jaka powinna być forma prowadzenia i przechowywania ewidencji VAT?
Obecnie podatnik VAT może sporządzać ewidencję dla celów VAT zarówno w formie elektronicznej jak i w wersji papierowej. Nie ma obowiązku stosowania obu tych form jednocześnie. Dopiero z dniem 01.01.2018 r. wszyscy podatnicy VAT czynni będą zobowiązani do ewidencji dla celów VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Natomiast do końca roku 2017 ewidencje te mogą być prowadzone i przechowywane zarówno na papierze jak i elektronicznie. Obowiązki podatników w zakresie prowadzenia ewidencji dla celów VAT zostały szczegółowo opisane w art. 109 ustawy o VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 3 podatnicy, z wyjątkiem podatników zwolnionych na podstawie art. 31 ust. 1, art. 82 ust. 3 i art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.
Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Art. 109 nie określa sposobu prowadzenie i przechowywania ewidencji dla celów VAT, co oznacza, że może być ona przetrzymywana zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.
Należy jednak pamiętać, że z pierwszym dniem roku 2018 wejdą w życie regulacje (art. 109 ust. 8a ustawy o VAT), które uniemożliwią sporządzanie ewidencji VAT-owskich na papierze i jedyną właściwą formą ich prowadzenia stanie się forma elektroniczna przy użyciu programów komputerowych (oczywiście nie wykluczy to możliwości dodatkowego sporządzania wydruków w wersji papierowej, ale forma elektroniczna stanie się obowiązująca dla wszystkich podatników VAT czynnych).
